일을 하다 보면 가끔 상사로부터 보고할 자료를 만들라는 지시를 받는다. 하지만 막상 만들려고 하면 어디서부터 어떻게 시작해야 할지 막막하다. 이럴 때마다 "자료 만드는 방법 좀 누가 알려줬으면 좋겠다"라고 생각하곤 한다. 그렇다면 도대체 내가 원하는 정보만 쏙쏙 골라서 만든 깔끔한 자료는 어떻게 만들어야 하는 걸까? 바로 여기 직장인들이라면 누구나 공감할 만한 상황 속에서 이를 해결하기 위한 명쾌한 해답을 제시하고자 한다.
사회생활을 하다보면 수많은 보고서를 쓰게 된다. 하지만 평소 글쓰기에 자신이 없는 사람이라면 어떻게 써야할지 막막할 것이다. 나도 글쓰기 실력이 좋지 않은 편이라서 늘 보고서 쓰기가 부담스러웠다. 그러던 중 우연히 발견한 한 영상 속에서는 직장인으로서 갖춰야 할 필수 스킬 3가지를 알려주었다. 바로 보고스킬, 기획력, 문서작성능력이다. 이중에서도 나는 내가 제일 부족하다고 느끼는 문서작성능력을 향상시키기 위해 노력중이다. 그렇다면 효과적인 문서작성법이란 무엇일까?
첫째, 핵심 메시지를 명확하게 전달해야 한다. 둘째, 상대방 입장에서 이해하기 쉽게 작성해야 한다. 셋째, 논리적이고 설득력 있게 구성해야 한다. 넷째, 가독성을 높이기 위해 시각자료를 활용해야 한다. 다섯째, 오탈자와 맞춤법 검사는 기본이다. 여섯째, 내용 전체를 요약하여 정리하면 좋다. 일곱째, 제목 선정 시 검색 키워드를 고려해야 한다. 여덟째, 첨부파일명 및 본문 첫 줄에 파일 출처를 명시해야 한다. 마지막으로 분량은 A4용지 1장 내외로 간결하게 작성하자.
첫째, 핵심 내용을 먼저 작성해야 한다. 둘째, 간결하게 표현해야 한다. 셋째, 가독성을 높여야 한다. 넷째, 논리적이어야 한다. 다섯째, 설득력 있게 전달해야 한다. 여섯째, 객관적이고 구체적이어야 한다. 일곱째, 시각자료를 활용해야 한다. 여덟째, 오탈자가 없어야 한다. 마지막으로 맞춤법 검사를 반드시 해야 한다.